Descripción del puesto
La persona en este rol brindará apoyo administrativo y operativo al equipo de Especialistas de Aplicaciones, coordinando solicitudes internas, gestionando documentación, facilitando servicios y manteniendo comunicación efectiva con clientes, suplidores y diversas áreas internas. Su función es clave para asegurar organización, seguimiento y apoyo continuo a las actividades técnicas del departamento.
Responsabilidades del puesto

• Recibir y canalizar solicitudes provenientes de otros departamentos, asegurando que los Especialistas de Aplicaciones reciban la información necesaria.
• Registrar, asignar, coordinar, facturar y cerrar servicios en plataformas como Sales Force y Acumatica.
• Preparar cotizaciones de productos y/o servicios y dar seguimiento a clientes para aprobación o ajustes.
• Orientar a clientes sobre soluciones, productos y servicios disponibles.
• Consultar información técnica en páginas de suplidores y mantener actualizados documentos como "Safety Data Sheets" e instructivos.
• Llevar control del inventario de equipos prestados (loaners) y actualizar su ubicación.
• Coordinar materiales, salones, suministros y logística para reuniones, adiestramientos y actividades del departamento.
• Apoyar procesos administrativos: llamadas, correspondencia, archivo, documentación, digitalización y manejo general de oficina.
• Elaborar reportes mensuales, estadísticas operacionales y actualizaciones solicitadas por supervisión.
• Preparar literatura, materiales y detalles logísticos para talleres, adiestramientos y actividades corporativas.
• Realizar gestiones relacionadas con envíos, manejo de back orders, información de suplidores y seguimiento a equipos enviados a reparación.
• Crear o actualizar información de equipos y contactos en Salesforce, OneDrive u otras plataformas.
• Coordinar viajes, hospedajes y logística del equipo técnico cuando sea necesario.
• Participar en reuniones, comités y actividades internas, colaborando con varias unidades en tareas de apoyo.
• Contactar clientes para encuestas de servicio, recopilación de datos o validación de información.
• Contribuir a los proyectos, iniciativas y planes de acción del área según asignación.

Requisitos del puesto:

 

• Grado Asociado o al menos dos años universitarios (o experiencia equivalente).
• Mínimo un (1) año de experiencia en funciones administrativas, coordinación o apoyo operacional.
• Dominio práctico de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) y preferiblemente experiencia con Salesforce, Acumatica u otros sistemas.
• Excelentes destrezas de servicio al cliente interno y externo, y habilidad para interactuar profesionalmente a múltiples niveles organizacionales.
• Organización, atención al detalle y capacidad para manejar varias tareas simultáneas en entornos de ritmo dinámico.
• Habilidad para trabajar con fechas límite, priorizar y mantener seguimiento continuo.
• Comunicación clara y profesional en español; inglés funcional deseable.
• Actitud colaborativa, trato cordial, manejo adecuado de emociones y enfoque en resultados.
• Disponibilidad para apoyar actividades fuera del horario regular cuando se requiera (feriados, fines de semana o extensiones ocasionales).

Patrono con Igualdad de Oportunidades de Empleo.