Internado-Asistente Administrativo/a

Propósito del internado
Brindar al estudiante una experiencia práctica en apoyo administrativo y operacional, colaborando con las distintas áreas de la empresa en la coordinación de comunicaciones, documentos, calendarios, reuniones y solicitudes de servicio. El internado permitirá desarrollar destrezas profesionales en un ambiente de oficina, servicio al cliente interno y externo, manejo de información y organización administrativa.

Responsabilidades

• Recibir, orientar y canalizar visitantes, candidatos, empleados y clientes; atender llamadas, mensajes y correos electrónicos y referir cada asunto al personal correspondiente.
• Preparar borradores de cartas, correos electrónicos, memorandos, confirmaciones y otros documentos para revisión y aprobación.
• Digitalizar, clasificar, nombrar, archivar y localizar documentos físicos y electrónicos, manteniendo registros y bases de datos actualizados.
• Coordinar reuniones, citas, entrevistas, orientaciones y actividades; preparar invitaciones, recordatorios, agendas, presentaciones, listas de participantes e informes básicos.
• Dar seguimiento a documentos, firmas, solicitudes y tareas pendientes, comunicando oportunamente cualquier atraso o situación que requiera atención.
• Apoyar el manejo de correspondencia, formularios, suministros, materiales e inventario básico, manteniendo organizados los espacios y recursos administrativos compartidos.
• Manejar información de forma confidencial y cumplir con los procedimientos, controles de acceso y normas aplicables.
• Trabajar bajo instrucciones y procedimientos establecidos, resolviendo asuntos administrativos rutinarios dentro de las guías autorizadas y consultando antes de divulgar información, modificar documentos oficiales, asumir compromisos con terceros o atender situaciones fuera de lo usual.

Requisitos

• Estudiante activo en su último año de Grado Asociado o Bachillerato en Sistemas de Oficina, Administración de Empresas, Recursos Humanos o área relacionada; o graduado(a) hace menos de un año con evidencia de graduación.
• Experiencia de 0 a 1 año; se valoran prácticas, internados, empleos estudiantiles, voluntariado y proyectos académicos relacionados.
• Conocimiento básico o intermedio de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Destrezas de entrada de datos, organización de archivos digitales y preparación de documentos.
• Comunicación oral y escrita efectiva en español; inglés funcional preferible.
• Capacidad para aprender y utilizar sistemas, formularios y procedimientos internos.
• Organización, atención al detalle, manejo del tiempo, seguimiento y capacidad para trabajar en equipo y adaptarse a distintas prioridades.
• Orientación al servicio, comunicación profesional y compromiso con la confidencialidad y el manejo responsable de información.